Do kraja godine svi organi javne uprave treba da budu u sistemu centralne, elektronske pisarnice

Aplikaciju Pisarnica, koja je kao sistem za upravljanje dokumentima počela da se koristi u martu ove godine, kreirala je Kancelarija za informacione tehnologije i elektronsku upravu, u toku su obuke državnih službenika, a ceo proces će, kako je istaknuto, biti jedan od najznačajnih koraka u reformi i digitalizaciji javne uprave Srbije.

Kako je ocenjeno, centralna pisarnica je neophodna da bi državni, pokrajinski i lokalni organi uprave mogli svakodnevno brže i efikasnije da evidentiraju predmete prilikom vođenja postupaka i razmenjuju informacije i dokumente u elektronskom obliku.

Viša savetnica u Kabinetu predsednice Vlade Srbije Svetlana Jovanović ocenila je da je pisarnica zapravo „kičma državne administracije“.

„Ona je neophodna kako bi se svaki predmet i dokumentacija i sve ono što država radi u postupcima koje građani i privreda vode pred državom vodilo kroz jedan jedinstveni sistem. Već imamo oko 50 državnih organa, čak i nekoliko lokalnih samouprava, koje su već počele da rade u ovom sistemu i očekujemo do ćemo kraja godine ceo aparat državne administracije, odnosno sve organe državne uprave, imati u državnoj pisarnici“, rekla je Jovanović agenciji Beta.

Navela je da je cilj bespapirna komunikacija, što znači veliku uštedu papira, tonera ali i vremena.

„Sada kada šaljete jedan dopis, kada se jedno ministarstvo obrati drugom, iako se nalaze na nekoliko stotina metara, dešava se da dopis putuje čak i nekoliko dana. Kroz ovakav centralni jedinstveni sistem jednim klikom šaljemo dopis u elektronskom obliku drugom organu. Dakle, zaista štedimo vreme, zapravo ubrzavamo procese. Očekujemo bržu i efikasniju razmenu dokumenata, ne samo unutar jednog organa već zapravo između svih državnih organa i lokalnih samouprava u Srbiji“, istakla je Jovanović.

Prema njenim rečima, sigurno će i građani videti benefit u tome što će se brže rešavati njihovi zahtevi, odnosno brže će ostvarivati svoja prava.

Naglasila je da će novi sistem olakšati i državnim službenicima da na brži i jednostavniji način dođu do podataka koji su im potrebni, da vode predmet u elektronskom obliku i da sva dokumentacija bude na jednom mestu, a omogućio je i da država konačno dobije Centralnu delovodnu knjigu.

„Centralna delovodna knjiga znači da će svaki predmet u Republici Srbiji sada imati jedinstveni broj. To znači da bez obzira na to da li sam u lokalnoj samoupravi podnela zahtev ili sam se obratila nekom ministarstvu, ja ću dobiti jedinstvenu devetocifrenu postavku uz dodatak godine u kojoj sam predala taj zahtev, i zapravo niko drugi neće imati taj broj osim mene. Zbog toga to zovemo Centralnom delovodnom knjigom, odnosno zajedničkom knjigom svih orana uprave“, objasnila je Jovanović.

Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave, koje je i glavni koordinator reforme javne uprave u Srbiji, a koju podržava i Evropska unija, 14. marta ove godine postala je prva državna institucija koja je povezala svoj softver sa centralnom pisarnicom.

Vršilac dužnosti sekretara Ministarstva državne uprave i lokalne samouprave Stanija Višekruna precizirala je da je od uspostavljanja pisarnice ovo Ministarstvo do sada od 8.500 predmeta obradilo njih 5.000.

„Pisarnica funkcioniše na taj način da omogućava da zaposleni rade brže, ekonomičnije, bez papira, da dva do tri minuta nakon što pisar zavede predmet u Pisarnici, da službenik dobije predmet u rad. Takođe, da se vrši razmena podataka sa drugim državnim oragnima, kao i da se vrši razmena podataka unutar ministarstva“, objasnila je ona.

Kako je dodala, sistem elektronske pisarnice sada je omogućio i da zaposleni po prvi put mogu da prate predmete na kojima rade, jer se vidi istorija predmeta, kontrola predmeta, kao i učešće više ili organizacionih jedinica ili zaposlenih u obradi predmeta.

Elektronska pisarnica, jedan je od najznačajnijih segmenata reforme javne uprave, jer je od velike važnosti da državna administracija dobije mehanizam i osposobi se da elektronski kreira, razmenjuje i donosi akte u elektronskom obliku.