Poslovna psihologija / Upravljanje vremenom

Prosecan broj sekundi koji dobijemo kad se rodimo je 2 333 664 000. To je vreme koje dobijemo za rad, ljubav, hobi, porodicu, spavanje, ishranu, putovanja… i sve ostalo što čini život. Malo ili mnogo?Vreme je najvažniji životni sadržaj kojim treba da naučimo da upravljamo, ali učeći da upravljamo vremenom učimo i kakoda upravljamo sobom u vremenu. Mi treba da upravljamo vremenom, a ne vreme nama.

Razlozi zbog kojih je dobro „upravljati vremenom“ su: poštovanje rokova, smanjenje grešaka u radu, povećnje efikasnosti, napredovanje, uspešnost u upravljanju promenama, poboljšanje odnosa sa nadređenima i saradnicima, dobro organizovanje porodičnog života i mnogi drugi.

Dobro upravljanje vremenom je veština koja se uči, a da bismo mogli da naučimo da upravljamo dobro svojim vremenom prvo treba da analiziramokako svoje vreme trošimo sada na:porodicu, partnera, posao, zadovoljstvo, prijatelje, hobi, sebe …Želite li nešto da promenite? Ko su nam kradljivci vremena i zašto nam je teško da donosimo odluke? Umemo li da odredimo prioritete? Kako da uočimo i zadržimo dobre navike?

O produktivnosti

„Ne možeš vratiti reč koja je izrečena, kamen bačen u reku i vreme koje je prošlo.“- izreka

Biti produktivan znači koristiti najracionalnije svoje vreme. Da li je produktivnost naš život vidljiv drugima ili je to težnja da sa onim što imamo na raspolaganju postignemo maksimalni rezultat? Za obavljanje određenog posla potrebno je da uložimo rad i vreme. Da li je vreme koje provedemo na poslu srazmerno njegovoj težini i da li rezultate merimo vremenom koje provedemo da nešto uradimo? Nismo produktivni ako imamo osećaj da mnogo radimo, mnogo vremena provodimo na poslu, a rezultati su nam ispod očekivanih. Samoproduktivnost je pokazatelj uspešnosti našeg rada i meri se utošenim radom i vremenom.

Da bi bili produktivni potrebno je da izgradimo kvalitetni i univerzalni model svakodnevnog funkcionisanja koji će nam omogućiti bolje planiranje i izvršavanje svih dnevnih aktivnosti. Biti produktivan znači imati plan i organizovati obaveze tako da svakaima svoje odgovarajuće mesto.

O planiranju

„Ono što može da bude urađeno u bilo koje vreme, ne bude nikada urađeno“– Engleska poslovica

Procesom planiranjaodređuju se ciljevi i razvoj, predviđaju se i definišu budući zadaci, kao i uslovi u kojima ti zadaci treba da se izvršavaju, a ciljevi ostvaruju. I u poslu i u životu pravimo dugoročne, srednjoročne i kratkotrajne planove u zavisnosti od vremena koje obuhvataju. U svakodnevnom životu bavimo se operativnim planiranjem na dnevnom, mesečnom i godišnjem nivou. Imate li svoje srednjoročne planove za život i posao? Da li je vaš poslednji zadatak u danu, plan za sutradan?

Često kao opravdanje za neplaniranje navodimo uslove i vreme u kome živimo. Ne obeshrabrujte se. Probajte malim koracima da uvodite planiranje i red u svoj život.

O organizovanosti

“Razlika između gubitka vremena i materijala je u tome što kod prvog, nema spasa.“- Henry Ford

Šta znači biti organizovan? Koje osobine ima dobro organizovan čovek? Šta nas ometa da se dobro organizujemo?

Postoji razlika između dobro organizovanih i onih koji ne umeju da organizuju svoj životni prostor, radni prostor, a time i svoje vreme. Dobro ste organzovani ako umete da napravite povezanost i sklad između lične misije, uloga i ciljeva, prioriteta i planova, želje i discipline. Umete da balansirate i održavate ravnotežu između svih svojih uloga koje imate u privatnom i poslovnom životu. Uspešno se fokusirate na dugoročnu organizaciju aktivnosti, kako biste preventivno delovali na krizne situacije. Fleksibilni ste, planiranje je vaš sluga, a ne gospodar, i usklađeno je sa vašim potrebama. Mobilni ste i umete da se uskladite sa planovima drugih. Organizovanost u radnom okruženju podrazuma i veštinu delegiranja i samodisciplinu. I jedno i drugo se uči i vežba.

Šta nas ometa da budemo organizovani u poslu? Najčešće su to nedostatak samodiscipline i takozvani “kradljivci vremena”. Najčešći kradljivci vremena su neorganizovano radno mesto, meilovi, društvene mreže, telefoniranje, ljudi i umor.

Najveći deo svog vremena zaposleni čovek provede u radnom prostoru. Zbog toga je jedna od najvažnijih stvari za postizanje produktivnosti držati radno mesto urednim. Neuredan radni prostor značajno otežava obavljanje svakodnevnih poslova. Urednost radnog prostora može biti osnova za ono što ljudi misle o vama. Važno je da uredite radni prostor na pravilan način, tražite pomoć ako vam je potrebna.

O donošenju odluka i određivanju prioriteta

„Najveći pokretač je krajnji rok.“– Nolan Buchnell

Možete li doneti odgovarajuću odluku kad treba? Kako da naučite da odlučujete brže i bolje? Koji su najbitniji elementi procesa odlučivanja? Kakav je značaj donošenja odluka u upravljanju vremenom?

Svakog dana donosimo niz važnih odluka od trenutka kad se probudimo, od toga kako ćemo da se obučemo tog dana, šta ćemo spremiti za doručak, pa dalje. Donošenje poslovnih odluka blisko je sa sposobnošću donošenja odluka uopšte i sve ono što nas sputava u svakodnevnom životu, preslikava se i na poslovne aktivnosti.

Da bismo uspešno donosili odluke u poslovnim zadacima potrebno je da umemo da prepoznamo kočničare u momentu odlučivanja i da određujući zadatke po važnosti i hitnosti, delujemo na najbolji mogući način, brzo i efikasno.

Poslovno odlučivanje zahteva više sistematičnosti nego odlučivanje u privatnom životu zato što ono dodatno obuhvata veći broj ljudi, odnosno članova same organizacije. Šta je nivo odlučivanja viši, to je i samo odlučivanje važnije jer se tiče većeg broja članova organizacije, pa pogrešna odluka može imati katastrofalne posledice za oganizaciju kao celinu.

Nema ni jednog radnog mesta na kojem se ne donose odluke. Razlika između pojedinih radnih mesta ogleda se u tome kolika je važnost donesenih odluka. Na nekim radnim mestima odluke su strateške, na nekim izvršne. Kod izvršnih radnih mesta, u strukturi radnog vremena dominiraju izvršne odluke, za razliku od menadžerskih radnih mesta, kod kojih dominiraju strateške odluke nad izvršnim. Određivanje prioriteta je ključni element lične efikasnosti.

O odlaganju

„Obično postoji nesrazmera između količine onoga što vam je u glavi i onoga šta je urađeno.“ – David Allen

Donošenje odluka je složen zadatak. Dodatno otežava ako se odluke odnose na važne aspekte života i rada, i ako ono o čemu odlučujemo ima dugoročne posledice. Nekada je donošenje odluke izarazito lako i nedvosmisleno dok ponekad to može biti veoma teško

Na naše odluke uglavnom utiče više faktora odjednom, na primer: naše želje i nezadovoljeni motivi, emocionalno stanje u momentu odlučivanja, sistem vrednosti koji smo usvojili, način na koji sagledavamo sopstvene ambicije i sposobnosti, naša procena uslova sredine i prepreka itd. Na teškoće u donošenju odluka mogu uticati: emocionalne blokade , najčešće strah, pasivnost i zavisnost od drugih, ambivalencija, konflikt dvostrukog odbijanja, pritisak sredine i sl.

Jedan od najčešćih uzroka problema u odlučivanju su emocionalne blokade. Nastaju usled straha, pri čemu se osoba koja treba da odluči o nečemu plaši da ne pogreši. U osnovi ovog straha je iracionalni zahtev prema sebi da moramo biti sto posto sigurni da je naša odluka ispravna i da ni pod kojim okolnostima ne smemo da pogrešimo. Uz ovo iracionalno uverenje ide i da moramo biti u svemu najbolji, nepogrešivi i besprekorni. I dokle god razmišljamo na taj način sumnjaćemo u ispravnost svojih odluka i stvarati sebi strepnju koja vodi u izbegavanje, odlaganje ili stvaranje konfuzije u procesu donošenja odluka. Ovim načinom razmišljanja usmeravamo svoju pažnju i brigu na negativne ishode umesto da razmišljamo o mogućim alternativama i pozitivnim ishodima.Koristan stav za donošenje odluka jeste prihvatanje mogućnosti da se pogreši jer nema nepogrešivih ljudi.

Pasivnost i zavisnost otežava donošenje odluka. Svest o sopstvenim željama, preuzimenje odgovonosti za sopstveni život i odluke podrazumeva da verujemo da imamo pravo na lični izbor, pravo da tražimo i dobijemo i pravo da pogrešimo jer smo nesavršeno ljudsko biće. To je ono što nedostaje pasivnim i zavisnim osobama. Oni unapred odustaju od svojih želja, i odgovornost prebacuju na drugog, najčešće na onog od koga zavise ili su u simbiotskom odnosu. Prepuštanjem donošenja odluke drugome oni ostvaruju kratkoročnu dobit iz toga što ne moraju da ulažu nikakav napor koji nosi odlučivanje, kao ni odgovornost za posledice tih odluka. Dugorocne negativne posledice ovakvog ponašanja su odustajanje od vlastitih, autentičnih želja, slabljenje samopouzdanja, jačanje zavisnosti od drugih, osnaživanje osećanja beznadežnosti i bespomoćnosti. Stalno prepuštanje donošenja odluka drugima, može da nas dovede do apatije i konfuzije u prepoznavanju onoga što želimo ili ne želimo.

Ambivalentni smo kad u isto vreme imamo potpuno suprotne emocije prema istom objektu ili cilju. i to nas sprečava u donošenju odluke.

Situacija u kojoj od dva zla treba da izaberemo jedno, dovodi nas u konflikt dvostrukog odbijanja. Odugovlačimo sa odlukom, jer šta god da odlučimo ili uradimo ne čeka nas ništa prijatno. U ovakvim situacijama treba da budemo svesni da je razrešenje konflikta nagrada za nas, jer će prestati neprijatno iščekivanje, premišljanje i odlaganje rešenja.

Često drugi ljudi na nas vrše pritisak da odlučimo u skladu sa njihovim željama i preporukama. Kako da u ovakvim situacijama izbegnemo ljutnju na sebe i samooptuživanje? Jedini način je da pored pritiska sredine odluku ipak donesemo samostalno, uz to da prihvatimo konsultacije i saslušamo i drugu stranu.

O fokusiranju

Zašto sve što možemo danas… tako retko i uradimo danas?

Setite se trenutka kada ste bili potpuno posvećeni nečemu: sportu, sviranju, igrici, filmu. To je totalna koncentracija. Umetnost koncentracije, bez obzira da li radimo, učimo ili igramo nešto, sastoji se u fokusiranju na zadatak i elimisanju svega što nam skreće pažnju.

Postoje situacije u kojima nam misli lutaju i razmišljamo o svemu i svačemu. Ponekad nam brige odvlače pažnju. Katkad zapostavimo ono što smo započeli, a da nismo ni svesni toga. Često nam se desi da nam je materija dosadna ili neinteresantna i teško nam je da održimo pažnju.

Obećavamo sebi: “počinjem od sutra” ili “počinjem od ponedeljka” su način da ostavimo sebi prostora da održimo dobro raspoloženje, uprkos nezavršenim obavezama. Stalno odlaganje neminovnog komplikuje se osećanjem krivice, anaksioznošću i samooptuživanjem. Ovakva osećanja pojačavaju neprijatnost nastalu odlaganjem i učvršćuju izbegavajuće ponašanje, i tako “upadate u krug”.

Kako pomažemo sebi u ovakvim situacijama?

Motivisanjem sebe rečima: “ja ovo moram da uradim”, “ako ovo ne uradim posledice će biti užasne”, “za ovo mi je potrebna posebna motivacija inspiracija i raspoloženje” pri čemu zamišljate neprijatnosti koju aktivnost izaziva, sabotiraćete sebe. Motivacija preko krutih zahteva, strah od posledica ili neprijatnosti izvođenja aktivnosti, pojačaće otpori emocionalne blokade čime će se problem odugovlačenja održavati i povećavati.

Odugovlačenje ćemo prevazići tako što ćemo se oprediliti da dugoročno radimo na promeni navika i učenju kako da preuzimamo odgovornost za sopstveni život i vreme. Analiziranjem “sabotera” i mehanizama koje koristimo treba uočiti obrasce na poslu i u životu pomoću kojih funkcionišemo. A zatim otklanjati i menjati ono što nije dobro. Treba ići malim koracima, bez prevelikih očekivanja i čarobnih formula za promenu.

Svi ljudi sposobni su da urade određeni posao, ali se njihove sposobnosti mere time koliko je kome vremena za to potrebno.

Kako i gde savladati vešinu upravljanja vremenom i druge poslovne veštine?

U toku je promocija i prijava za edukaciju iz O.L.I Poslovnog psihodinamskog koučinga koji će se odvijati u četri nivoa:

1. Uvodni nivo – (16 časova)

2. Soft skills poslovni koučing (240 časova), posle koga polaznici dobijaju certifikat “Soft skills poslovni kouč”

3. Trening emocionalnih kompetencija menadžera i rukovodilaca (56 časova), posle koga polaznici dobijaju certifikat “Trener emocionalnih kompetencija menadžera”

4. Executive coaching (144 časova). Polaznici dobijaju certifikat “Executive coach”

Više informacija o programu, temama koje obrađuje i načinu na koji će se sprovoditi možete da se informišete na sajtu www.olicentar.rs.

Autorka je Life Coach O.L.I. Integrativnog Psihodinamskog Metoda